Vos emails vous contrôlent ?

"Le temps est le seul véritable capital de l’être humain et
c’est la seule chose qu’il ne peut se permettre de perdre."
Thomas Edison

La multiplication des outils de communications (courriels, téléphonie mobile, blackberry, Iphone...) a créé une fausse impression d'efficacité chez certains. La facilité d'accès devient un incitatif à la sur utilisation. Il nous appartient de décider si ces technologies nous feront gagner ou perdre du temps.

Solution 1, priorisez vos emails (ou courriels au Québec) :
Certains passent beaucoup trop de temps à essayer de traiter tous leurs nouveaux messages. Ce faisant, ils perdent possiblement un temps précieux à traiter certains emails peu importants. Les logiciels de messageries électroniques permettent généralement de déterminer le niveau d’importance de chaque message. Utilisez cette fonctionnalité pour étiqueter vos messages et ainsi mieux les gérer. Par exemple, attribuez à chaque email un des statuts suivants : Très Important, Important ou Peu important. Par la suite, traitez vos messages selon leur statut. Cette approche fait en sorte que les choses importantes sont traitées en premier. Il peut arriver que certains messages “Peu Important“ ne soient pas traités avant quelques jours. Mais grâce à cette approche, vous êtes certain à tout le moins que les choses importantes ont été traitées en priorité.

Solution 2, réduire les interruptions :
Certains logiciels de courriel génèrent une alerte à chaque réception. Déactivez cette fonction. Dans Outlook 2010, celle-ci se trouve à File, Option, Mail, Message Arrival.

Solution 3, traiter les nouveaux emails seulement à des moments prédéterminés :
Par exemple, le début de chaque session de travail (à l'arrivée le matin, après la première pause, après le repas du midi...) peut être un bon moment pour parcourir vos emails. Certaines se croient obligés de vérifier à tout moment si de nouveaux emails sont arrivés. Ceci est généralement exagéré et constitue donc une perte de temps.

Solution 4, commencez par votre dossier le plus important :
Au début de chaque journée, il est recommandé de consacrer le temps nécessaire à votre dossier le plus important (courriel ou pas). Cette pratique vous rend plus efficace, car les premières heures de la journée sont souvent les plus productives et/ou plus créatrices. De plus, en traitant en premier votre dossier le plus important, vous faites progresser celui-ci. Le sentiment de progresser par rapport à un dossier important contribue à une bonne gestion du stress.

Solution 5, suggestions pour recevoir moins de emails non pertinents :

1. Aviser vos collègues de ne pas vous mettre en Cc inutilement leur faire savoir quand l'information n'est pas pertinente).
2. Écrire moins de courriels si possible et laisser des messages précis dans les boites vocales de ses interlocuteurs.
3. Faire retirer votre nom de listes de distribution non pertinente. Ajouter les expéditeurs de courriels non désirés dans la liste des courriers indésirables ("junk email") de votre outil de emails.
4. Utiliser les règles programmées (dans votre outil de emails) pour automatiser le classement, la réponse, le transfert à une tierce personne.
5. Créer un dossier Cc et une règle programmées de transfert automatique des messages reçus en Cc dans ce dossier. Les lire seulement aux moments appropriés.
6. Ne pas s'abonner à toutes les lettres d'information, bulletins de nouvelles qui semblent intéressants, mais qu'on n'aura pas le temps de lire. Se désabonner de celles qu'on reçoit, mais qu'on ne lit pas.
7. Lorsque vous êtes absents : activer le gestionnaire d'absence avec un message personnalisé "de retour le... pendant mon absence, communiquez avec..."

"Notre vie est la somme de tous les choix que nous avons faits."

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