Techniques de négociations efficaces

« Ne négocions jamais avec nos peurs, mais n’ayons jamais peur de négocier. » John Fitzgerald Kennedy

De Mimooh [CC BY-SA 3.0 ], via Wikimedia

À un moment ou à un autre, nous avons tous à négocier des ententes avec nos collègues, nos patrons, nos proches, etc. Certaines de ces négociations sont déterminantes pour notre avenir. C’est pourquoi il est important de développer notre habileté à négocier efficacement. Voici quelques approches qui faciliteront, je l’espère, vos prochaines négociations :

1. Relation avec votre interlocuteur
   • Écouter attentivement
     Évitez à tout prix les négociations de sourds où chacun bombarde l’autre d’arguments sans vraiment écouter les réponses. Vous avez beaucoup à gagner en écoutant attentivement votre interlocuteur. Premièrement, ceci contribue à créer une atmosphère de confiance. Deuxièmement, vous comprendrez peut-être mieux votre interlocuteur. Troisièmement, ceci vous donne plus de temps pour réfléchir aux différents éléments de la négociation.
   • Connaître son interlocuteur
     Si vous avez déjà conclu un accord avec ce dernier, essayez de vous remémorer les grandes lignes de son approche de négociation. Vous serez ainsi plus apte à comprendre et prédire son comportement. Si vous négociez avec une personne que vous ne connaissez pas du tout, informez-vous si possible auprès de gens qui la connaissent. Plus vous serez renseigné, plus vous saurez à quoi vous attendre et moins vous aurez de surprises.
   • Observer son interlocuteur
     Lorsque vous êtes en présence de votre interlocuteur, observez bien la façon dont il réagit. En particulier, portez une attention particulière à son langage corporel. Par exemple, un mouvement répétitif des mains ou des jambes peut être révélateur d’un inconfort par rapport au sujet discuté.
   • Être respectueux
     Efforcez-vous d’être toujours poli et respectueux envers votre interlocuteur. Montrer du respect ne veut pas dire que vous abandonnez vos positions. Cela signifie plutôt que vous avez de la considération pour votre interlocuteur. Soyez certain qu’il appréciera cette attitude.
2. Demandes et besoins
   • Clarifier les demandes qui vous sont formulées
     Après avoir écouté attentivement les demandes de votre interlocuteur, reformulez celles-ci dans vos propres mots ; ceci afin de donner à votre opposant l’occasion de vous corriger si nécessaire.
   • Identifier les besoins derrières les demandes
     Il est utile de faire un effort pour identifier les besoins derrière les demandes de votre interlocuteur. Ce que votre opposant est surtout intéressé par ses besoins. Ses demandes ne sont donc qu’un moyen pour satisfaire ceux-ci. Malheureusement, plusieurs négociateurs ont tendance à se concentrer uniquement sur les demandes parce que celles-ci sont plus faciles à identifier. Assurez-vous plutôt d’identifier clairement les besoins de votre interlocuteur, et garder ceux-ci en tête tout au long de la négociation.
   • Exprimer clairement ses besoins et demandes
     Pour faciliter la vie à votre interlocuteur, soyez aussi clair que possible dans l’expression de vos propres besoins et demandes. Documenter idéalement ceux-ci sur papier ou électroniquement. Après avoir exprimé vos besoins et demandes, assurez-vous que votre interlocuteur les comprend bien.
3. Recherche de solutions
   • Prioriser les demandes
     Les demandes n’ont pas toutes le même poids. Il est conséquemment utile de prioriser celles-ci de la plus importante à la moins importante. Il est également avantageux de séparer les demandes non négociables des demandes négociables. En d’autres termes, séparez les demandes qui doivent absolument être satisfaites de celles pour lesquelles il peut y avoir un compromis.
   • Identifier différentes solutions
     Il est très important de faire une recherche aussi exhaustive que possible des différentes solutions qui pourraient contribuer à la conclusion d’un accord. Si possible, consulter d’autres personnes ou différentes sources de documentation pour identifier différentes façons de satisfaire vos demandes et celles de votre interlocuteur.
   • S’attendre à faire des compromis
     En reconnaissant d’avance que des compromis seront nécessaires, vous vous préparez mentalement pour le moment où cette décision difficile devra être prise. On ne peut réussir une négociation sans faire certaines concessions.
   • Expliquer les bénéfices de l’accord proposé
     Assurez-vous que votre opposant comprend bien les avantages des choses que vous proposez. Ne tenez pas pour acquis qu’il peut deviner ces avantages. Après tout, il est inutile pour vous de faire une concession si votre interlocuteur n’en reconnaît pas la valeur.
   • Documenter l’entente
     Aussitôt que vous avez conclu une entente (même informelle), documentez cette dernière électroniquement ou sur papier, et faites valider celle-ci par votre interlocuteur. Ceci aura pour effet direct de clarifier votre entente. Prenez soin de conserver ce document, car il pourrait s’avérer très précieux plus tard, au cas où des différends surviendraient entre vous et votre opposant.
4. Prendre le temps nécessaire
   Si l’enjeu est important, prenez votre temps. N’hésitez pas à multiplier les séances de négociation. Si possible, ne vous imposez pas d’arriver à une entente avant une date prédéterminée. Une durée raisonnable contribue souvent à créer des conditions favorables à la négociation.
5. Conditions favorables à la négociation
   • Être bien disposé physiquement
     Évitez de négocier lorsque vous êtes fatigué, de mauvaise humeur ou stressé. Si votre interlocuteur veut négocier pendant un de ces moments défavorables, informez-le de votre condition et demandez-lui respectueusement de reporter la séance de négociation à plus tard. Si possible, fixez immédiatement un rendez-vous pour cette prochaine séance de négociation.
   • S’assurer que l’interlocuteur est bien disposé
     De la même manière, évitez de négocier lorsque votre interlocuteur semble fatigué, stressé ou indisposé d’une quelconque façon.
   • Négocier au bon moment
     Le moment de la journée peut avoir un certain impact sur le résultat de vos négociations. En général, le meilleur moment pour négocier est le matin entre 10h00 et 11h30. Si possible, évitez les fins de journée et les fins de soirée.
   • Ne pas négocier pas trop longtemps
     Observez-vous pendant une séance de négociation intense et vous verrez que votre efficacité diminue rapidement après environ 1h30. Donc, lorsque vous commencez une réunion de négociation, déterminez dès le début avec votre interlocuteur la durée limite de celle-ci. Autant que possible, choisissez une courte durée, environ 1h30.
   • Environnement physique
     Choisissez autant que possible un endroit calme et surtout silencieux pour négocier. Assurez-vous également de ne pas être interrompu pendant la séance de négociation.
6. Gérer adéquatement les conflits
   Malheureusement, les négociations dégénèrent parfois en conflits. Lorsque c’est le cas, une approche de gestion de conflits peut être utile. Ce site présente quelques pages d’information sur ce sujet : Liste d’articles sur les conflits
7. Apprendre de ses erreurs
   Nous avons tous tendance à répéter les mêmes fautes. Le premier pas pour résoudre ce problème est d’identifier nos erreurs récurrentes. Il est donc utile de se remémorer nos négociations passées afin d’en tirer des leçons.
8. Conclure un accord gagnant-gagnant (« win-win »)
   L’objectif de la négociation n’est pas d’obtenir une victoire aux dépens de l’autre. Le but est plutôt de conclure un accord gagnant-gagnant, c’est-à-dire une entente bénéfique pour les deux parties. Les accords qui désavantagent sérieusement une personne ou un groupe sont condamnés à créer des problèmes. Les accords gagnants-gagnants favorisent les échanges agréables entre les deux parties.

« L’homme ordinaire négocie pour lui. Le sage négocie pour les deux parties. »