Bien gérer ses courriels (email)

« Le temps est le seul véritable capital de l’être humain et c’est la seule chose qu’il ne peut se permettre de perdre. » Thomas Edison

La multiplication des outils de communications (Internet, courriel ou email, téléphonie mobile...) a créé une fausse impression d'efficacité chez certains. La facilité d'accès devient une invitation à la sur utilisation. Il nous appartient de décider si ces technologies nous feront gagner ou perdre du temps.

Solution 1, priorisez vos courriels :
Certains passent beaucoup trop de temps à essayer de traiter tous leurs nouveaux messages. Ce faisant, ils perdent possiblement un temps précieux à traiter certains courriels peu importants. Les logiciels de messageries électroniques permettent généralement d'attribuer un niveau d’importance à chaque message. Utilisez cette fonctionnalité pour étiqueter vos messages et ainsi mieux les gérer. Par exemple, attribuez à chaque courriel un des statuts suivants : Très important, Important ou Peu important. Par la suite, traitez vos messages selon leur statut. Cette approche fait en sorte que les choses importantes sont traitées en premier. Il peut arriver que certains messages « Peu Important » ne soient pas traités avant quelques jours. Mais grâce à cette approche, vous êtes certain à tout le moins que les choses importantes ont été traitées en priorité.

Solution 2, réduire les interruptions :
Certains logiciels de courriel génèrent une alerte visuelle ou sonore à chaque réception. Désactivez cette fonction. Dans Outlook 2010, ceci se fait de la façon suivante : File, Option, Mail, Message Arrival.

Solution 3, traiter les nouveaux courriels seulement à des moments prédéterminés :
Par exemple, le début de chaque session de travail (à votre arrivée, après la pause du matin, après le repas du midi...) peut être un bon moment pour parcourir vos courriels. Certains se croient obligés de vérifier à tout moment si de nouveaux courriels sont arrivés. Ceci est généralement exagéré et constitue donc une perte de temps.

Solution 4, commencez par votre dossier le plus important :
Au début de chaque journée, il est recommandé de consacrer le temps nécessaire à votre dossier le plus important (courriel ou pas). Cette façon de faire vous rend plus efficace, car les premières heures de la journée sont souvent les plus productives et/ou les plus créatrices. De plus, en traitant en premier votre dossier le plus important, vous faites progresser celui-ci. Le sentiment d'avancer par rapport à un dossier important contribue à une bonne gestion du stress.

Image par Mohamed Hassan de Pixabay

Solution 5, suggestions pour traiter ou recevoir moins de courriels (ou email) non pertinents :

Faire retirer votre nom de listes de distribution non pertinente.
Écrire moins d'emails si possible, par exemple en laissant plutôt des messages précis dans la boîte vocale de vos collègues.
Utiliser les règles programmées* (dans votre outil d'emails) pour automatiser le classement de vos messages. Par exemple, tous les emails du patron sont déposés automatiquement dans un dossier spécifique.
Créer un dossier Copie Conforme ou c.c. et une règle programmée* de transfert automatique des messages reçus en c.c. dans ce dossier. Et lire ces emails c.c. avec moins de priorité puisqu'ils ne vous sont pas directement adressés.
Au besoin, aviser vos collègues de ne pas vous mettre en c.c. inutilement.
Ne pas s'abonner à différentes lettres d'information (« newsletter »), qui semblent intéressantes, mais qu'on n'aura pas le temps de lire. Se désabonner de celles qu'on reçoit, mais qu'on ne lit pas.
Lorsque vous êtes absents : activer le gestionnaire d'absence de votre logiciel* avec un message personnalisé « de retour le... pendant mon absence, communiquez avec... ».

* : Maîtriser ses outils : Vous gagnerez en efficacité en connaissant mieux votre logiciel d'emails (par exemple Outlook ou Gmail). Une façon simple d'apprendre sur ce sujet est d'utiliser des vidéos provenant de YouTube. Par exemple, en effectuant la recherche suivante dans Google : « YouTube Outlook français », vous trouverez des vidéos gratuites sur Outlook.

Conclusion :

La gestion efficace des courriels n'est pas une simple question d'organisation, mais une véritable stratégie pour optimiser la temps notre temps. Face à l'omniprésence des outils de communication numériques, il est essentiel de reprendre le contrôle et de ne pas se laisser submerger par le flux constant des messages. En appliquant les solutions proposées, chacun peut transformer son expérience avec les courriels, passant d'une source de stress et de perte de temps à un outil productif.