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Négociez efficacement

« Ne négocions jamais avec nos peurs, mais n’ayons jamais peur de négocier. » John Fitzgerald Kennedy

À un moment ou à un autre, nous avons tous à négocier des ententes avec nos collègues, nos patrons, nos proches, etc. Certaines de ces négociations sont déterminantes pour notre avenir. C’est pourquoi il est important de développer notre habileté à négocier efficacement. Voici quelques approches qui faciliteront, je l’espère, vos prochaines négociations :

  1. Relation avec votre interlocuteur
    • Écouter attentivement
      Évitez à tout prix les négociations de sourds où chacun bombarde l’autre d’arguments sans vraiment écouter les réponses. Vous avez beaucoup à gagner en écoutant attentivement votre interlocuteur. Premièrement, ceci contribue à créer une atmosphère de confiance. Deuxièmement, vous comprendrez peut-être mieux votre interlocuteur. Troisièmement, ceci vous donne plus de temps pour réfléchir aux différents éléments de la négociation.
    • Connaître son interlocuteur
      Si vous avez déjà conclu un accord avec ce dernier, essayez de vous remémorer les grandes lignes de son approche de négociation. Vous serez ainsi plus apte à comprendre et prédire son comportement. Si vous négociez avec une personne que vous ne connaissez pas du tout, informez-vous si possible auprès de gens qui la connaissent. Plus vous serez renseigné, plus vous saurez à quoi vous attendre et moins vous aurez de surprises.
    • Observer son interlocuteur
      Lorsque vous êtes en présence de votre interlocuteur, observez bien la façon dont il réagit. En particulier, portez une attention particulière à son langage corporel. Par exemple, un mouvement répétitif des mains ou des jambes peut être révélateur d’un inconfort par rapport au sujet discuté.
    • Être respectueux
      Efforcez-vous d’être toujours poli et respectueux envers votre interlocuteur. Montrer du respect ne veut pas dire que vous abandonnez vos positions. Cela signifie plutôt que vous avez de la considération pour votre interlocuteur. Soyez certain qu’il appréciera cette attitude.
  2. Demandes et besoins
    • Clarifier les demandes qui vous sont formulées
      Après avoir écouté attentivement les demandes de votre interlocuteur, reformulez celles-ci dans vos propres mots ; ceci afin de donner à votre interlocuteur l’occasion de vous corriger si nécessaire.
    • Identifier les besoins derrières les demandes
      Il est très désirable de faire un effort pour identifier les besoins derrière les demandes de votre interlocuteur. Ce que votre interlocuteur veut avant tout est de satisfaire ses besoins. Ses demandes ne sont donc qu’un moyen pour satisfaire ceux-ci. Malheureusement, plusieurs négociateurs ont tendance à se concentrer uniquement sur les demandes parce que celles-ci sont plus faciles à identifier. Assurez-vous donc d’identifier clairement les besoins de votre interlocuteur, et garder ceux-ci en tête tout au long de la négociation.
    • Exprimer clairement ses besoins et demandes
      Pour faciliter la vie à votre interlocuteur, soyez aussi clair que possible dans l’expression de vos propres besoins et demandes. Documenter idéalement ceux-ci sur papier. Après avoir exprimé vos besoins et demandes, assurez-vous que votre interlocuteur les comprend bien.
  3. Recherche de solutions
    • Prioriser les demandes
      Les demandes n’ont pas toutes le même poids. Il est donc utile de prioriser celles-ci par ordre d’importance. Il est également avantageux de séparer les demandes non négociables des demandes négociables. En d’autres termes, séparez les demandes qui doivent absolument être satisfaites de celles pour lesquelles il peut y avoir un compromis.
    • Identifier différentes solutions
      Il est très important de faire une recherche aussi exhaustive que possible des différentes solutions qui pourraient contribuer à la conclusion d’un accord. Si possible, consulter d’autres personnes ou différentes sources de documentation pour identifier différentes façons de satisfaire vos demandes et celles de votre interlocuteur.
    • S’attendre à devoir faire des compromis
      En reconnaissant d’avance que des compromis seront nécessaires de votre part, vous vous préparez mentalement pour le moment où cette décision difficile devra être prise. Gardez en tête que la seule façon juste de gagner une négociation est d’être ouvert aux compromis de toutes sortes.
    • Expliquer les bénéfices de l’accord proposé
      Assurez-vous que votre interlocuteur reconnaît et comprend bien les avantages des choses que vous proposez. Ne tenez pas pour acquis qu’il peut deviner ces avantages. Après tout, il est inutile pour vous de faire une concession si votre interlocuteur ne reconnaît pas sa valeur.
    • Documenter l’accord
      Aussitôt que vous avez conclu une entente (même informelle), documentez cette dernière électroniquement ou sur papier, et faites valider celle-ci par votre interlocuteur. Ceci aura pour effet direct de clarifier votre entente. Prenez soin de conserver ce document, car il pourrait s’avérer très précieux plus tard, au cas ou des différends surviendraient entre vous et votre interlocuteur.

  4. Prendre le temps nécessaire
    Si votre négociation est importante, prenez votre temps pour négocier, et n’hésitez pas à multiplier les séances de négociation. Si possible, ne vous imposez pas d’arriver à une entente avant une date prédéterminée. Le temps contribue souvent à créer des conditions favorables à la négociation.

  5. Conditions favorables à la négociation
    • Être bien disposé physiquement
      Évitez de négocier lorsque vous êtes fatigué, de mauvaise humeur ou stressé. Si votre interlocuteur veut négocier pendant un de ces moments défavorables, informez-le de votre condition et demandez-lui respectueusement de reporter la séance de négociation à plus tard. Si possible, fixez immédiatement un rendez-vous pour cette prochaine séance de négociation.
    • S’assurer que l’interlocuteur est bien disposé
      De la même manière, évitez de négocier lorsque votre interlocuteur semble fatigué, stressé ou indisposé d’une quelconque façon.
    • Négocier au bon moment
      Le moment de la journée peut avoir un certain impact sur le résultat de vos négociations. En général, le meilleur moment pour négocier est le matin entre 10h00 et 11h30. Si possible, évitez les fins de journée et les fins de soirée.
    • Ne négocier pas trop longtemps à la fois
      Observez-vous pendant une séance de négociation intense et vous verrez que votre efficacité diminue rapidement après environ une heure. Donc, lorsque vous démarrez une réunion de négociation, déterminez dès le début avec votre interlocuteur la durée limite de celle-ci. Autant que possible, choisissez une durée courte, environ une heure.
    • Environnement physique
      Choisissez autant que possible un endroit calme et surtout silencieux pour négocier. Assurez-vous également de ne pas être interrompu pendant la séance de négociation.

  6. Gérer adéquatement les conflits
    Malheureusement, les négociations dégénèrent parfois en conflits. Si c’est le cas, alors une approche de gestion de conflits peut être utile. Ce site présente quelques pages d’information sur ce sujet : Liste d’articles sur les conflits

  7. Apprendre de ses erreurs
    Nous avons tous tendance à répéter les mêmes fautes. Le premier pas pour résoudre ce problème est d’identifier nos erreurs récurrentes. Il est donc utile de se remémorer nos négociations passées afin d’en tirer des leçons.

  8. Conclure un accord gagnant gagnant (« win-win »)
    Le but de la négociation ne doit pas être d’obtenir une victoire aux dépens de votre interlocuteur. Votre objectif devrait être un accord gagnant gagnant, c’est-à-dire une entente bénéfique pour les deux parties. En effet, les accords qui désavantagent significativement une des deux parties sont condamnés à créer avec le temps de sérieux problèmes. Inversement, les accords gagnants gagnants contribuent à harmoniser la relation avec votre interlocuteur.

« L’homme ordinaire négocie pour lui. Le sage négocie pour les deux parties. »

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